Automatyczne odpowiedzi na opinie: reguły i AI

Wejdź w Ustawienia i otwórz zakładkę Auto-odpowiedzi. Strona ma cztery sekcje: Reguły stałych odpowiedzi, Automatyczne odpowiedzi AI na 5★, Styl odpowiedzi AI oraz Kiedy wysyłać automatyczne odpowiedzi. Nad nimi karta Sugestie AI pokazuje, ile odpowiedzi AI wykorzystałeś w tym miesiącu i kiedy limit się odnowi.

Ustawienia zmienia osoba z rolą Admin. Pozostali członkowie zespołu widzą je bez możliwości edycji. Jeśli Twój plan nie obejmuje danej funkcji, sekcja jest zablokowana i widać przy niej przycisk „Zmień plan”.

Reguła publikuje pod opinią gotowy tekst, który sam wpisujesz. AI nie bierze w tym udziału. Kliknij „Nowa reguła” i uzupełnij formularz:

• Nazwa reguły, np. „Podziękowanie za 5 gwiazdek”.
• Od i Do, czyli zakres ocen, na które reguła odpowiada (od 1★ do 5★).
• Treść opinii: Dowolna, Tylko bez komentarza albo Tylko z komentarzem.
• Treść odpowiedzi. Przyciskiem „Dodaj wariant” dopisujesz kolejne wersje tekstu, które są używane na przemian. Zalecamy co najmniej trzy warianty, bo ta sama odpowiedź pod kilkudziesięcioma opiniami wygląda na automatyczną. W tekście możesz użyć znaczników {imie} i {lokalizacja}.
• Lokalizacje: wszystkie albo wybrane wizytówki.
• Opóźnienie i Godziny pracy dla tej jednej reguły. Domyślnie obowiązuje wartość „Jak w ustawieniach ogólnych”, ale możesz podać własne opóźnienie w minutach (0 oznacza wysyłkę od razu), własne godziny albo wysyłkę o każdej porze, także w weekendy i święta.

Zapisz przyciskiem „Zapisz regułę”. Na liście reguł widzisz zakres ocen, liczbę wariantów, lokalizacje i datę ostatniego użycia. Przełącznikiem przy regule wstrzymasz ją bez usuwania, a ikony obok służą do edycji i usunięcia.

Reguła może odpowiadać także na niskie oceny. Gdy zakres obejmuje 3★ lub mniej, formularz wyświetla ostrzeżenie i wymaga zaznaczenia pola „Rozumiem i chcę odpowiadać automatycznie na te oceny”. Bez tego reguły nie da się zapisać. Niska ocena często oznacza skargę, a szablon pod opisaną reklamacją potrafi zaszkodzić bardziej niż brak odpowiedzi. Bezpieczniej ograniczyć taką regułę do opinii bez komentarza i użyć tekstu, który zaprasza klienta do bezpośredniego kontaktu.

Włącz przełącznik „Włącz automatyczne odpowiedzi AI na 5★”. Od tej pory nowe opinie 5★ bez odpowiedzi dostają odpowiedź napisaną przez AI w stylu ustawionym w sekcji Styl odpowiedzi AI.

Po włączeniu wybierasz Lokalizacje: Wszystkie lokalizacje albo Wybrane lokalizacje. Przy wybranych zaznaczasz wizytówki na liście poniżej. Przy każdej lokalizacji możesz rozwinąć pole Instrukcje i wpisać wskazówki tylko dla niej. Jeśli zostawisz je puste, AI korzysta z instrukcji ogólnych. Zmiany zatwierdzasz przyciskiem „Zapisz”.

Automatyczne odpowiedzi AI korzystają z tego samego miesięcznego limitu odpowiedzi AI co odpowiedzi wysyłane ręcznie z panelu. Po wyczerpaniu limitu automat przestaje odpowiadać do początku następnego miesiąca.

• Reguły mają pierwszeństwo przed AI. Jeśli opinia pasuje do którejś reguły stałych odpowiedzi, odpowiada reguła, a AI tę opinię pomija.
• Automat odpowiada tylko na opinie z ostatnich 7 dni. Na starsze opinie odpowiadasz ręcznie.
• Pomijane są opinie, które mają już odpowiedź (także dodaną bezpośrednio w Google), oraz opinie oznaczone jako zignorowane.

Ta sekcja ustala wartości domyślne dla reguł i dla odpowiedzi AI. Każda reguła może je nadpisać we własnych ustawieniach.

• Opóźnienie odpowiedzi: po włączeniu odpowiedź nie wychodzi od razu po pojawieniu się opinii. W polu Minimalne opóźnienie (minuty) podajesz odstęp od 1 do 1440 minut.
• Tylko w godzinach pracy: ustawiasz godziny Od i Do (czas polski). Poza nimi publikacja czeka do kolejnego okna. Godziny obowiązują każdego dnia, także w weekendy i święta, więc jeśli Twoja marka wymaga odpowiedzi w ciągu doby, zostaw tę opcję wyłączoną. Opcja pojawia się po włączeniu opóźnienia.

Styl obowiązuje zarówno automatyczne odpowiedzi na 5★, jak i sugestie AI w formularzu odpowiedzi. Sekcja jest dostępna w planie Pro i wyższych.

• Ton odpowiedzi: Formalny, Przyjazny albo Profesjonalny.
• Język odpowiedzi: Dopasuj do języka opinii albo zawsze po polsku, po angielsku lub po niemiecku.
• Dodatkowe instrukcje (opcjonalne): do 500 znaków, np. „Podpisuj się imieniem” albo „Zapraszaj do ponownej wizyty”. Instrukcje trafiają do każdego zapytania o odpowiedź AI.

Zmiany zapisujesz przyciskiem „Zapisz styl”.